1. Almennt
PGV Framtíðarform ehf., kt. 680610-1420, Kirkjustíg 5, 240 Grindavík, (hér eftir „PGV Framtíðarform“, „fyrirtækið“, „við“), er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Fyrirtækið leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari persónuverndaryfirlýsingu má sjá hvaða persónuupplýsingum fyrirtækið safnar um einstaklinga vegna starfsemi sinnar og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað við geymum þær lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli PGV Framtíðarform safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
2. Hvað eru persónuupplýsingar og vinnsla persónuupplýsinga?
Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira.
Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu og eyðingu.
3. Hvernig vinnur fyrirtækið persónuupplýsingar?
Hjá PGV Framtíðarformi fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Fyrirtækið gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunna.
Fyrirtækið gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:
- Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætt.
- Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi.
- Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er.
- Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur.
- Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á.
- Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.
4. Um hverja safnar PGV Framtíðarform persónuupplýsingum?
Í starfsemi PGV Framtíðarforms er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem fyrirtækið hefur undir höndum geta verið um starfsmenn þess, viðskiptavini, starfsmenn viðskiptavina og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.
5. Hvaða persónuupplýsingum safnar PGV Framtíðarform?
PGV Framtíðarform safnar ólíkum persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir því hvaða starfsemi fyrirtækisins er um að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast PGV Framtíðarform við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.
PGV Framtíðarform safnar nauðsynlegum upplýsingum um starfsfólk eins og nafni, kennitölu, heimilisfangi, símanúmeri, viðveru, laun og fleira. Einnig þarf fyrirtækið að halda til haga nauðsynlegum tengiliðaupplýsingum, svo sem nafni og netfangi, um starfsmenn viðskiptavina og aðra þriðju aðila. Auk þess þarf fyrirtækið að skrá niður nauðsynlegar upplýsingar um viðskiptavini sem nýta sér þjónustu PGV Framtíðarforms, svo sem nafns, kennitölu og heimilisfang o.fl. Að auki safnar PGV Framtíðarform myndefni úr eftirlitsmyndavélum þar sem finna má persónuupplýsingar.
6. Tilgangurinn með söfnun persónuupplýsinga
- Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:
- Geta efnt samning við viðkomandi, til dæmis við starfsmenn og viðsemjendur.
- Veita ákveðna þjónustu, til dæmis vegna viðskipta.
- Gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.
- Gæta að lögmætum hagsmunum annarra.
- Uppfylla lagaskyldu.
7. Lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga
PGV Framtíðarform safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:
- Samþykki.
- Til að uppfylla samningsskyldu.
- Til að uppfylla lagaskyldu.
- Til að gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.
- Til að gæta að lögmætum hagsmunum annarra.
8. Hve lengi geymir PGV Framtíðarform persónuupplýsingar?
PGV Framtíðarform geymir persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðir fyrirtækið þeim með öruggum hætti.
9. Frá hverjum safnar PGV Framtíðarform persónuupplýsingum?
PGV Framtíðarform safnar yfirleitt persónuupplýsingum beint frá þeim aðila sem upplýsingarnar varða. Ef safnað er persónuupplýsingum frá þriðja aðila mun PGV Framtíðarform eftir fremsta megni leitast við að upplýsa viðkomandi einstakling um það.
10. Hvenær miðlar PGV Framtíðarform þínum persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju?
PGV Framtíðarform miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru af fyrirtækinu til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitenda og verktaka. Í þeim tilfellum gerir fyrirtækið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum PGV Framtíðarforms um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.
PGV Framtíðarform miðlar einnig upplýsingum til þriðju aðila þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum eða þegar það er nauðsynlegt til að gæta lögmætra hagsmuna fyrirtækisins eða annara.
11. Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið
PGV Framtíðarformi er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Fyrirtækið gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
12. Réttindi einstaklinga
Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónupplýsinga nr. 90/2018 að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að vera upplýstir um vinnslu, réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þá og réttar til að flytja eigin upplýsingar. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.
13. Öryggi persónuupplýsinga
PGV Framtíðarform hefur gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna. Auk þess stuðlar fyrirtækið að því að starfsmenn fái reglulega viðeigandi fræðslu og þjálfun um öryggismál.
14. Samskiptaupplýsingar PGV Framtíðarforms
Nafn: PGV Framtíðarform ehf.
Heimilisfang: Kirkjustígur 5, 240 Grindavík.
Netfang: pgv@pgv.is.
15. Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd
Dragi einstaklingar í efa að sveitarfélagið meðhöndli persónuupplýsingar þeirra í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hafa þeir rétt til að senda erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).
16. Endurskoðun á þessari persónuverndaryfirlýsingu
Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar eru gerðar á því hvernig PGV Framtíðarform vinnur með persónuupplýsingar. Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingunni taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimasíðu PGV Framtíðarforms (www.pgv.is).
